أكد جهة التقديم قبل اختيار نوع الترجمة
قد يؤثر البلد والجهة ونوع المستند والغرض القانوني أو الإداري في الحاجة إلى ترجمة مهنية أو مصدّقة أو محلفة حيث ينطبق ذلك.
المستندات الرسمية
حضّر الترجمة المصدّقة انطلاقاً من متطلبات الجهة المستلمة
قد يحتاج المستند نفسه إلى معالجة مختلفة بحسب مكان التقديم والغرض منه. لذلك فالسؤال الأول ليس فقط «هل أحتاج ترجمة مصدّقة؟» بل «ماذا تطلب الجهة المستلمة لهذا المستند وهذا الاستخدام؟»
مصمم للاستخدام الفعلي
تُدار الوثائق المهنية وفق الغرض منها والجهة المستلمة والمصطلحات وقابلية التتبع ومتطلبات الشكل النهائي.
خمسة فحوص قبل إدخال المستند الرسمي إلى الترجمة
تحدد الجهة المستلمة واكتمال المستند وبيانات الهوية والإجراءات المطلوبة طريقة تجهيز الترجمة.
التصديق ليس هو التوثيق أو الشرعنة أو الأبوستيل
هذه إجراءات مختلفة. يمكن لمقدم الترجمة توضيح جزء الترجمة، أما المسار الإداري النهائي فيجب تأكيده لدى الجهة المستلمة أو الجهة المختصة.
حافظ على بيانات الهوية بصورة متسقة
يجب التحقق من تهجئة جواز السفر والحالة المدنية والتواريخ والأماكن ومراجع السجل وأرقام المستندات وفق الصيغة المعتمدة في الملف.
لا تحسّن صياغة المستند الرسمي بصمت
يجب رفع الغموض أو عدم الوضوح أو التصحيحات أو الأختام المفقودة أو اختلاف الأسماء للاستفسار بدلاً من توحيدها دون تعليمات.
أرسل المجموعة الكاملة عندما تكون الصفحات مترابطة
قد تؤثر الملاحق والوجوه الخلفية والأختام والشهادات المشار إليها في الفهم، فلا ينبغي استبعادها لمجرد أن صفحة واحدة تبدو الأهم.
هل تحتاج إلى تجهيز طلب لمستند رسمي؟
أرسل المستند كاملاً والجهة أو البلد المستلم واللغة المطلوبة وأي تعليمات رسمية حصلت عليها.